組織のDX・業務改革を進めるためには【”超”実践的Googleサービス活用術：第01回】

DX・デジタル活用は「目的」ではない

企業や組織にとって、デジタル活用は喫緊の課題と言われ続けています。少し前になりますが、経済産業省が出した「2025年の崖」というレポートが注目を集め、デジタル・DX推進の機運が高まりました。しかし多くの企業や組織では「DXを進めろ」「デジタルを活用しろ」と言われながらも、「何から手を付ければよいかわからない」という状態が続いています。

本記事ではまず、「ツールの使い方」ではなく「デジタルを活用した業務改革を進めるための考え方」を整理します。

デジタルツールは活用方法によってビジネスの効率化を助けたり、新たなビジネスを生み出すための原動力にもなります。昨今はAI活用によってその傾向はさらに増しています。

ではデジタルツールは何のために使うものなのか。言わずもがなですが、「企業や組織の抱える課題を効率的に解決するため」です。しかし、「デジタルツールを使うためのDX」を見かけることも少なくありません。デジタルツールの活用はあくまで「手段」であり「目的」ではありません。まずはそこをはっきりさせましょう。

多くの現場が抱える業務課題の具体例

例えば、こんな課題を感じている企業や組織は多いのではないでしょうか。

1. 問い合わせ・情報受付／記録管理の属人化分散
   情報が人・媒体に紐づき、追跡・活用できない
   • 電話やメールで来る問い合わせの管理が煩雑で、誰が対応したかわからなかったり、返信漏れが発生したりする。
   • 日報がメールで送られてくるため、過去のデータが埋もれてしまい、振り返りや集計ができない（誰が何件訪問したか等）。
   • FAXで届く注文書や、手書きのアンケート用紙を目視でExcelに入力し直しており、枚数が多いと時間もかかるし転記ミスも発生する。
2. 帳票作成・申請・承認業務の非効率（紙・Excel依存）
   定型業務なのに手作業が多い
   • 見積書や請求書を毎回ExcelやWordの雛形からコピーして作成しており、宛名や金額の記入ミスが起きたり、個別にPDF化してメール添付する作業が発生している。
   • 経費申請のためにレシートを台紙に貼ったり、Excelに入力して印刷・回覧するためにオフィスに必ず戻らなければならず、手間がかかるし。
   • 承認の印鑑をもらうためにオフィスに出る必要がある。また申請書類がどこで止まっているかわからない。
3. 人・モノの管理業務における手作業・転記負荷
   現場情報と管理台帳が分断されている
   • 社員やアルバイトのシフトについて、LINEや紙で希望を集めて、管理者がExcelに転記して調整するのに手間がかかる。また、確定シフトを個別に連絡するのが面倒だ。
   • 商品や備品の在庫を目視で数えて紙やExcelの台帳に記録しており、台帳と実在庫のズレが発生することがある。
4. 期限・イベント管理の属人的運用リスク
   「覚えている人」に依存している
   • 契約更新日や許認可の有効期限などをExcelで管理しているが、チェックを忘れて期限切れギリギリになってしまったり、場合によっては期限を超過して失効してしまう。
   • イベントやセミナーなどで、参加者リストを紙で印刷し、当日受付で消し込み作業をするのだが、参加者が多いと受付に行列ができて待たせてしまう。

こうした課題はGoogleサービスをはじめとしたデジタルツールで解決することができます。以下は解決方法の例を示した一覧ですが、すべてを一度に導入・解決するためのものではありません。現場で困っているテーマを選び、小さく試すための例として提示しています。

課題解決方針	具体的な解決策
問い合わせ対応の自動化とステータス管理	Google フォームで問い合わせを受け付け、GASで「自動返信メール」と「チャットツール（Slack/Chatwork/Google Chat）への通知」を行う。さらにスプレッドシート上で「未対応/対応中/完了」のステータス管理を行う簡易CRMを構築。
見積書・請求書の自動作成とPDF送付	スプレッドシートやAppSheetでお客様名と商品・個数を選択するだけで、Google ドキュメントのテンプレートにデータを流し込み、自動でPDF化して顧客へメール送信する仕組みを構築。
社員やアルバイトのシフト管理と給与概算	Google フォームで希望シフトを収集し、カレンダー形式のスプレッドシートに自動展開。GASを用いて個人のGoogleカレンダーに確定シフトを自動登録したり、稼働時間から給与概算を自動計算して本人に通知。
経費精算・レシートの画像保存（脱エクセル・脱紙）	AppSheet（またはフォーム）を使用し、スマホでレシートを撮影して送信するだけで申請完了とする。画像はGoogle ドライブに自動保存され、データはスプレッドシートに蓄積。上長には承認依頼が飛ぶ。
在庫・備品管理のバーコード化	AppSheetを活用し、スマホのカメラでJANコードやQRコードをスキャンして入出庫を記録するアプリを作成。在庫が一定数を下回ったら管理者にアラートメールを送信（GAS）。
日報・業務報告の集約と可視化	フォームやGoogle ChatのBot経由で日報を提出。内容はスプレッドシートに蓄積され、Looker Studio（旧Googleデータポータル）でダッシュボード化してチーム全体の動きを可視化する。
社内稟議（ワークフロー）のデジタル化	フォームで申請し、GASで承認フロー（係長→課長→部長）を回す。承認ボタンを押すと次の承認者へメールが飛び、最終承認されるとPDFが発行されアーカイブされる。
イベント・セミナーの受付システム（QRコード発行）	申込時にGASで個別のQRコードを発行してメール送付。当日は運営スタッフがスマホアプリ（AppSheet等）でQRを読み取るだけで受付完了・来場記録とする
契約書・許認可期限のリマインド自動化	スプレッドシートで管理している日付データをGASで毎日チェックし、期限の30日前、7日前などに担当者のChatやメールに自動で警告通知を送る。
手書き書類・FAXのデータ化（AI-OCR）	Google ドライブの特定フォルダにPDFや画像を保存すると、GCPのCloud Vision API（またはDocument AI）が起動して文字を読み取り、スプレッドシートに自動でテキストデータとして書き出す。

しかし、デジタルツールを導入すれば課題がたちどころに解決するわけではないことも、現場の担当者の方はご存じだと思います。

「作り方や使い方がわからない」「システムを導入する予算が無い」「上司を説得できない」「職場全体のリテラシーが低くてITを使いこなせない」「うちの業務は特殊だからシステム化が難しい」。いろんな「できない理由」が存在するでしょう。

デジタル活用を阻む「５つの壁」

これらの「できない理由＝壁」は大きく５種類に分類できます。

• 運用の壁：導入した後のメンテナンスを続けられるか。運用を定着させるにはどうすればいいか。
• 賛同の壁：業務プロセスの変更に対して、実際に利用する現場からの反発はないか
• 承認の壁：上司や上長・役員の承認が得られるか。効果や安全性（セキュリティ）を説明できるか
• 費用の壁：費用が掛かる場合、予算が獲得できるか。
• 技術の壁：組織にシステム導入を主導できる人材がいるか。

ツールを使いこなすためのノウハウを学ぶ「技術の壁」を超えるだけでは、デジタル活用には辿り着けないというのが、企業や組織でデジタル活用・DXを進めるにあたっての課題になります。

Google Workspace が業務改善に向いている理由

この「”超”実践的Googleサービス活用術」では、Googleサービスを使いこなすための技術的なノウハウだけでなく、「５つの壁」を乗り越えて、本来の目的である「デジタルを活用した業務改善」をGoogle WorkspaceやGoogleAppScript（GAS）を使って目指すための道筋を、その過程を伴走する形で示していきます。

その中で、GoogleWorkspaceは以下の点で「壁」を乗り越えるのに適しているツールであると考えています。

• 費用の壁：１人あたりの利用料は定額。メールやクラウドストレージなどの基本的なグループウェア機能に加えて、様々なアプリケーションを利用・構築できるので、作れば作るだけ費用対効果は上がる。
• 承認の壁：GoogleWorkspaceの権限・公開範囲等の設定により安全性を確保。効果仮説と検証方法を立てて論理的に説明する。
• 賛同の壁：いきなり大きな業務の変革を行わず、「実際に現場が困っていて改善したいと思っているもの」をヒアリングして、「少人数で実施していること」「１回の負荷は低いけど頻度が高いもの」を中心に、小さくはじめて効果を体感してもらう。
• 技術の壁、運用の壁：このブログで一緒に技術を勉強していく。構築技術だけではなく、運用ルールの設計や定着のためのトレーニングなども併せて学んでいく。

本連載で扱うテーマと今後の記事

次回以降の記事では、ここで挙げた具体的な業務課題を一つずつ取り上げ、

要件整理 → 設計 → 構築 → 運用定着

までを、実例ベースで解説していきます。
「自分の組織でもやってみたい」と感じた方は、ぜひ次の記事もご覧ください。