設定チェックリスト
- □表示密度＝コンパクト／分割表示＝垂直にして一覧性UP
- □受信トレイ＝重要 or 未読を先頭／スター種別を拡張
- □スレッド表示＝ON（長いやり取りの流れを一目で）
- □署名＋スマート返信／スマート作成＝ON（返信時間を短縮）
- □通知＝「重要メールのみ」（ノイズ低減）
- □送信取り消し＝30秒（誤送信セーフティ）
- □フィルタ＆ラベル自動振り分け（請求・見積・顧客別など）
- □キーボードショートカット＝ON（メール処理を数倍速に）
- □オフラインメール＝ON（移動中・災害時でも確認）
- □外部送信の安全策（機密モード／外部アイコン表示）
- １：表示を“仕事仕様”に最適化（一覧性と作業速度を上げる）
- ２：受信トレイの設定を決める（“先頭”の選び方で成果が変わる）
- ３：スレッド表示（会話表示）＝ONで、往復メールの全体像を掴む
- ４：ビジネス署名＋スマート作成で“速く・整う”送信体験を
- ５：通知は“重要だけ”に絞る（集中力を奪わない）
- ６：送信取り消し＝30秒・下書き自動保存＝ONで事故を未然に防止
- ７：フィルタ＆ラベルの自動化（目的・顧客別を自動振り分け）
- ８：キーボードショートカット＝ON（メール処理が高速に）
- ９：オフラインメール（出先・障害時の備え）
- １０：安全性とガバナンス（誤送信・情報漏えい対策の“最低限”）
- ＋α：Chat・Meetの統合は“使う／使わない”を最初に決める
- よくある質問（FAQ）
- 関連ページ
１：表示を“仕事仕様”に最適化（一覧性と作業速度を上げる）
目的: 「開いて→読む→処理」が最短になる画面づくり
表示密度（最小）
手順: 歯車（⚙）→「クイック設定」→表示密度：最小
効果: 1画面の表示件数が増え、未処理の見落としが激減。
分割表示（垂直 or 水平）
手順: 歯車（⚙）→「クイック設定」→分割表示を有効にする：垂直（推奨）
効果: 一覧と本文を同時に見られるため、Outlook的な操縦性で処理が速い。
２：受信トレイの設定を決める（“先頭”の選び方で成果が変わる）
手順: 歯車（⚙）→「受信トレイの種類」
- 優先トレイ：重要＋未読＋スターなどを複合で並べ替え可能（上級者向け）
- 重要を先頭：Gmailの機械学習が重要度を判定（学習させるほど精度向上）
- 未読を先頭：未処理が常に上に固定（「未読ゼロ」運用に最適）
３：スレッド表示（会話表示）＝ONで、往復メールの全体像を掴む
手順: 歯車（⚙）→「すべての設定」→全般 → スレッド表示：ON
効果: 件名ベースで会話の流れを一本化。添付や決定事項の所在も早く特定。
1通ずつ管理したいケース（監査・証跡重視など）はOFFも選択肢。
ただし日常運用の処理速度はONが有利です。
４：ビジネス署名＋スマート作成で“速く・整う”送信体験を
署名
手順: 歯車（⚙）→「すべての設定」→全般 → 署名（用途別に複数作成可能）
推奨テンプレ（例）
――――――――――――――――
氏名（漢字）｜Name（英字）
会社名／部署／役職
TEL：03-XXXX-XXXX MOBILE：080-XXXX-XXXX
MAIL：yourname@example.com WEB：https://example.com
〒123-4567 東京都〇〇区…
――――――――――――――――新規・返信で使い分けを設定（長い署名は新規のみ、返信は簡易版）。
スマート返信・スマート作成
手順: 全般 → スマート作成／パーソナライズド候補／スマート返信＝ON
効果: 候補文から2～3語追加で即送信できる場面が増え、工数が削減。
５：通知は“重要だけ”に絞る（集中力を奪わない）
手順: 全般 → デスクトップ通知 → 重要なメールの通知
効果: 集中を維持しつつ、要件の見落としは防止。
重要度の学習を促すには、普段から「重要マーク」✔/解除を積極的に（学習が進みます）。
６：送信取り消し＝30秒・下書き自動保存＝ONで事故を未然に防止
手順: 全般 → 送信取り消し：30秒（最大値）
効果: 宛先ミス／誤添付に即座に“取り消し”。
併せて：「スマート作成」「スペルチェック」「自動補完」ONでミス低減。
７：フィルタ＆ラベルの自動化（目的・顧客別を自動振り分け）
手順例: 検索バーで条件入力 → 検索結果の右端プルダウン → フィルタを作成
- 例1：
subject:(請求書) has:attachment→ ラベル「請求」付与＋重要マーク＋スター - 例2：
from:clientA.co.jp→ ラベル「顧客A」＋受信トレイをスキップ（アーカイブ）で一覧のノイズ除去 - 例3：
subject:(見積 OR 見積書)→ ラベル「見積」＋転送（共有窓口へ）
効果: 重要情報が自動で見つかる・溜まる。“探す時間”が激減します。
８：キーボードショートカット＝ON（メール処理が高速に）
手順: 全般 → キーボード ショートカット：ON
頻出チートシート
j / k：上下移動o：開閉e：アーカイブ#：削除u：受信へ戻るs：スターy：スレッドを受信から外すc：新規作成r / a：返信 / 全返信f：転送
効果: マウス移動ゼロで“気付けば受信箱ゼロ”の循環を作れます。
９：オフラインメール（出先・障害時の備え）
手順: オフライン → オフラインメールを有効にする → 同期日数を選択（7～30日）
効果: ネットが無くても閲覧・下書き作成が可能（送信は回線復旧後に実行）。
注意: 共有PCでは「コンピュータのデータを削除」を忘れずに。
１０：安全性とガバナンス（誤送信・情報漏えい対策の“最低限”）
- 機密モード：作成画面の南京錠時計アイコン → 有効期限／SMSパスコード
→ 誤送信時の閲覧停止・転送防止・ダウンロード抑止に有効 - 外部送信の視認性：管理者が有効化している場合、外部宛先で警告バナー
- 画像の自動表示＝オフ（必要時のみ表示）：トラッキングピクセル対策
→ 全般 → 画像 → 確認してから表示
企業・団体運用（Google管理コンソール有り）の場合は、送信ルール／機密情報検出（DLP）／S/MIME／SPF・DKIM・DMARCも併せて検討を。
＋α：Chat・Meetの統合は“使う／使わない”を最初に決める
手順: チャットとMeet →（Google Chat：ON/OFF）／（GmailにMeetセクションを表示：ON/OFF）
- ワンストップで予定～会議～議事録：Chat/MeetをON（分割表示と相性◎）
- シンプルにメールのみで運用したい：どちらもOFF
よくある質問（FAQ）
- Q「重要」判定がズレます。精度は上がりますか？
- A
手動で“重要マーク”のON/OFFを都度フィードバックすると学習され、数日～数週間で精度が大きく改善します。フィルタで「重要マークを付与」するのも有効です。
- Q未読が増えすぎます。運用のコツは？
- A
未読を先頭＋ショートカットONで“読む/後で/アーカイブ”を即断。スヌーズ（時計アイコン）で再表示時刻を付けると、受信箱＝今処理すべきだけに保てます。
- Q業務で誤送信が怖いです。最低限の保険は？
- A
送信取り消し30秒＋機密モード。加えて外部宛先の警告表示（管理側設定）、画像自動表示OFF（トラッキング抑止）を推奨。
- Q共有PCでのオフラインは安全ですか？
- A
非推奨です。やむを得ず使う場合は、終了時に「コンピュータのデータを削除」を必ず実行してください。
