代表的な文書作成ソフトであるMicrosoft WordとGoogleドキュメント。どちらも基本的な文書作成については同じような機能を持ちつつ、それぞれに違った特徴を持っています。本記事ではGoogleドキュメントとMicrosoft Wordの特徴を比較しながら、GoogleドキュメントでWordを置き換えは可能かを検討していきます。
GoogleドキュメントとMicrosoft Wordのどちらにもできること
基本的な文書作成と編集
両者とも基本的なテキスト入力、書式設定（フォント、サイズ、色、段落設定など）、画像挿入、リンクの追加などの基本的な文書編集機能を備えています。
コメント機能と共同編集
両者ともコメント機能があり、共同編集者に対してフィードバックを提供できます。また、Wordのオンライン版を使用することで、Googleドキュメントのようなリアルタイムでの共同編集も可能です。
テンプレートの利用
両者ともビジネス文書、レポート、履歴書、請求書など、多数のテンプレートを提供しており、ユーザーは目的に応じたテンプレートを簡単に利用できます。
拡張機能とアドオン
GoogleドキュメントにはGoogle Workspace Marketplace、WordにはOfficeアドインがあり、両者ともにサードパーティ製のツールや拡張機能を追加して機能を拡張できます。
Googleドキュメントのメリット
無料での利用とクラウドベースの利便性
Googleアカウントを持っていれば、誰でも無料でGoogleドキュメントを利用できます。全てのドキュメントはGoogleドライブ上に自動保存されるため、ローカル環境に依存せず、どのデバイスからでもアクセスできます。
インストール不要で利用できる
Gooleドキュメントはクラウドベースで提供されているサービスであり、インターネットを経由してWebブラウザから利用するため、パソコンへのソフトのインストールは必要ありません。
リアルタイムでの同時編集
Googleドキュメントは、複数人が同時にドキュメントを編集できる機能が強力です。編集内容は即座に全員に反映され、誰がどこを編集しているのかがリアルタイムで確認できます。コメントや提案モードを使ったフィードバックも即座に反映されます。
Wordも共同編集機能やMicrosoft365におけるオンラインでのリアルタイム編集が可能になっていますが、Googleドキュメントは特別な設定なしで同時編集を利用できる点で共同編集に適していると言えます。
関連アプリケーションとの連動
Googleドキュメントは、Googleスプレッドシートで作成したグラフなどのデータをそのままインポートできるなど、他のGoogleアプリとの連動が容易に行えます。
Microsoft Wordのメリット
高度な書式設定とレイアウト機能
Microsoft Wordは高度な書式設定やページレイアウト機能を提供しています。例えば、複雑な表、目次、自動番号付け、スタイル設定、文書内のリンクなど、プロフェッショナルな文書作成には欠かせない機能が充実しています。
高度なレビュー機能
Wordには変更履歴機能やコメント機能があり、詳細な編集内容の記録と確認ができます。Googleドキュメントも変更履歴やコメントの機能がありますが、Wordは複雑なドキュメントのレビューのための機能が充実しています。また、編集内容を承認・拒否するオプションもあり、編集プロセスの管理が容易です。
高度な印刷設定とPDF作成
Wordは印刷設定が豊富で、ページごとの細かい調整やセクションごとの印刷設定が可能です。また、PDF形式でのエクスポート時にも、フォントやレイアウトを忠実に保持することができます。
マクロとVBAの利用
WordはマクロとVisual Basic for Applications（VBA）を利用した自動化が可能です。これにより、繰り返し作業の自動化や複雑な処理の実行ができます。Googleドキュメントでスクリプトを組む場合にはGoogle Apps Scriptを使用する必要がありますが、VBAほど普及しておらず、扱える人がまだそこまで多くありません。
オフライン編集
デスクトップ版のWordはインターネットに接続していなくてもファイルを編集・保存することができます。GoogleドキュメントもChrome拡張機能を利用することで、オフライン環境でもドキュメントにアクセス・編集でき、オンラインに戻ると自動的に同期されますが、設定が必要であり、基本的にはインターネット接続環境での利用となります。
GoogleドキュメントとMicrosoft Wordの特徴
Googleドキュメントはクラウド利用を前提に開発されたアプリケーションのため、リアルタイムでの共同編集やクラウドベースの利便性に優れています。
一方のMicrosoft WordはWeb版のアプリケーションもありますが元々デスクトップとして開発されており、高度な書式設定や自動化機能、細かいレイアウト調整などに優れています。
GoogleドキュメントでMicrosoft Wordの置き換えは可能か？
現在のビジネス環境において、GoogleドキュメントでMicrosoft Wordを完全に置き換えることはまだ難しいかもしれません。
WordをはじめとするMicrosoft Officeは広くビジネスシーンに浸透しており、多くの企業や組織で利用されています。ビジネスでのファイルのやりとりにおいてOffice形式のファイルの利用は必須と言って良いでしょう。
GoogleドキュメントにもMicrosoft Wordとの互換性があり、WordのファイルをGoogleドキュメントで開くことは可能ですが、以下のような問題があります。
- 表や画像、インデントの位置がずれてしまうことがある
- 文字が四角で括られる、コンテンツコントロールという機能が文章に挿入されていることがある（削除は可能）
- 互換性の無いフォントが使われている場合、フォントが変わってしまう
- パスワード付きのWordファイルをGoogleドキュメントで開くことができない
Googleドキュメントで作成した文章をWord形式でエクスポートすることも可能ですが、Microsoft Wordが全く無い状態で外部とファイルのやり取りを行うのは、まだ難しい状態だと言えます。
しかし、クラウドサービスであるGoogleドキュメントは継続的にアップデートが行われており、Wordとの互換性のにおける問題も徐々に解消されつつあります。上記のような問題が解消されれば、Microsoft WordをGoogleドキュメントで完全に置き換えることも可能になるかもしれません。
現時点でも組織内・チーム内での情報共有などにおいてはGoogleドキュメントは優れたツールです。Google Workspaceを利用している環境であれば、その効果はさらに大きくなります。それぞれの用途を見極めて使いこなすことで、さらなる作業の効率化を図ることができるでしょう。
