Google ドライブの 「共有ドライブ」 は、Google Workspace（旧 G Suite）に含まれる機能で、チームや組織内でファイルを管理・共有するためのストレージです。個人の Google ドライブとは異なり、共有ドライブに保存されたファイルはチーム全体の所有物となり、メンバーの異動や退職があってもファイルが失われることはありません。
本記事では、共有ドライブの基本的な使い方と、業務やチーム活動での便利な利用方法 を詳しく解説します。
共有ドライブとは？
共有ドライブの特徴
- チーム単位でファイルを管理
- ファイルの所有権は個人ではなく チーム（組織）に属する。
- アクセス権をメンバー単位で設定可能
- 「閲覧のみ」「編集可」などの権限を細かく設定できる。
- Google Workspace ユーザー向け
- 個人の Google アカウント（@gmail.com）では使用不可。
- 容量は Google Workspace プランに依存
- Google Workspace のストレージ容量をチームで共有する。
共有ドライブとマイドライブの違い
Googleドライブには個人単位で管理する「マイドライブ」があります。共有ドライブとマイドライブをの違いを比較すると以下のようになります。
| 項目 | 共有ドライブ | マイドライブ |
|---|---|---|
| 所有権 | チーム（組織） | 各ユーザー個人 |
| ファイルの管理 | チーム全体で共有・管理 | 各ユーザーが個別に管理 |
| アクセス設定 | ドライブ単位で設定可能 | ファイルごとに設定可能 |
| 削除リスク | チームメンバーが退職してもデータは維持 | 所有者が削除するとデータも消える |
| 適した用途 | チーム作業、共同プロジェクト | 個人のファイル管理 |
共有ドライブの基本的な使い方
共有ドライブの基本的な使い方を説明します。尚、Google Workspaceの管理者の設定によっては、各ユーザーでの共有ドライブの作成を制限している場合があります。
① 共有ドライブの作成
- Google ドライブにアクセス（drive.google.com）
- 左側メニューの「共有ドライブ」をクリック
- 「+ 新しい共有ドライブ」ボタンをクリック
- 共有ドライブの名前を入力し、「作成」ボタンを押す
- メンバーを追加して、権限を設定する
② メンバーの追加・管理
- 共有ドライブを開く
- 画面上部の「メンバーを追加」アイコンをクリック
- 追加するユーザーのメールアドレスを入力
- 権限を選択
- 閲覧者（閲覧のみ）
- コメント可（コメント可能、編集不可）
- コンテンツ管理者（編集可能、削除可能）
- 管理者（メンバー管理や設定変更も可能）
- 「送信」をクリックして完了
③ ファイルの追加と管理
- ドラッグ＆ドロップでアップロード：PCから直接ファイルをドラッグするだけで追加可能。
- Google ドキュメント・スプレッドシート・スライドを作成：共有ドライブ内で新規作成すると、チーム全員がアクセス可能。
- フォルダの作成・整理：プロジェクトごとや部署ごとにフォルダを作成し、整理しやすくする。
「パソコン版Googleドライブ」を利用することで、共有サーバのようにパソコンのエクスプローラーから共有ドライブを利用することができます。
便利な利用方法（活用シーン）
① チーム・部署でのファイル共有と管理
活用例：
- 部署ごとに共有ドライブを作成し、業務資料を一元管理。
- プロジェクトごとにドライブを分け、進捗ごとにファイルを更新。
- 必要なメンバーだけにアクセス権を付与し、情報漏えいを防ぐ。
② クライアントや外部パートナーとのファイル共有
活用例：
- 取引先や外注先とドキュメントや契約書を共有。
- 外部のクライアントを「閲覧者」として追加し、編集を制限。
- Google ドキュメントを使ってリアルタイムで共同作業。
③ 企業内のナレッジ共有
活用例：
- 社内マニュアルやガイドラインを保存し、全員がアクセスできるようにする。
- 過去のプロジェクト資料をアーカイブし、いつでも参照可能にする。
④ バックアップ・データ保管
活用例：
- 定期的に業務データを保存し、紛失リスクを低減。
- 重要なデータを「削除不可」に設定し、誤削除を防止。
共有ドライブを使う際の注意点
メンバー管理を適切に行う
- 退職者が出た際は、不要なメンバーを削除 する。
- 必要以上の権限を付与しないように管理。
部署ごとの権限管理にはGoogleグループを活用すると効率的です。
ファイルの整理を定期的に実施
- フォルダ構成を明確にし、誰でも探しやすい状態にする。
- 古いファイルは「アーカイブ」フォルダに移動する。
Google Workspace のストレージ制限を確認
- 企業の Google Workspace プランによって、ストレージ容量が異なるため、容量オーバーに注意 する。
セキュリティ対策を徹底
- 共有リンクの設定 を適切に行い、外部に不要な情報が漏れないようにする。
- 機密情報を含むファイルは、編集者を制限する。
Googleドライブの共有ドライブを活用しよう！
Googleドライブの「共有ドライブ」は、チームや企業にとって 効率的なファイル管理と共有が可能なツール です。適切な権限管理とフォルダ整理を行うことで、チームの生産性を大幅に向上させることができます。
💡 共有ドライブ活用のポイント
✅ 個人所有ではなくチーム所有のファイル管理
✅ 適切なメンバー管理と権限設定でセキュリティを強化
✅ リアルタイムの共同作業で業務効率アップ
✅ クライアントや外部パートナーとのファイル共有にも最適
Googleドライブの共有ドライブを活用し、業務の効率化を図りましょう！
